¿Cuándo fue la última vez que tuviste una reunión en persona? Aceptémoslo: las reuniones laborales de hoy son cada vez más virtuales. Si bien las reuniones virtuales o en línea pueden ser convenientes, también desalientan el compromiso de los participantes ya que permiten que las personas se distraigan más fácilmente. Cuando las personas se distraen, las reuniones pierden el objetivo y exigen emplear más tiempo en repetir.
Para que tus reuniones y tu agenda estén al día, ten en cuenta estos seis consejos y transforma tu rutina.
1. Desarrollo de la agenda: ya sea que los participantes de la reunión estén en el mismo edificio o en otra parte del mundo, es importante que todos tengan la misma información. Si bien es posible que las agendas formales no estén tan de moda como antes, vuelve a ponerlas en práctica. Incluye los temas de la reunión en el cuerpo de la invitación del calendario o envía un documento por correo 24 a 48 horas antes del momento designado. Esto les dará a todos los participantes la posibilidad de establecer sus expectativas respecto de los objetivos de la reunión. Y sí, si eres el destinatario de una agenda de reunión, léela. Aunque estés familiarizado con los temas del proyecto o el debate, puedes obtener información importante sobre las perspectivas o preocupaciones en discusión, y nunca es divertido ignorarlas.
2. Presta atención: no importa si tu reunión tiene una agenda fija o no, asegúrate de conocer cuáles son tus objetivos. Antes de la reunión, junta cualquier nota o información que necesites mencionar, así como cualquier pregunta. Tener preparada una lista o conjunto de elementos aliviará la presión de pensar preguntas en el momento, y te permitirá participar del debate en cuestión. No dudes en hacer preguntas sobre la agenda, si tienes alguna, o prepara un documento de notas con anticipación que reúna tus objetivos o pensamientos iniciales en la parte superior. Independientemente de tu estilo de preparación, seguir esta práctica preparatoria garantizará que recuerdes tu propia agenda el día de la reunión.
3. Verifica la tecnología: No importa si es tu primera reunión en línea o la millonésima, asegúrate de que sabes usar la tecnología. Confirma el modo de acceso telefónico y que los parlantes funcionen. Si necesitas Internet para tener acceso a tu conferencia o a tu correo o notas relacionados con alguna de las reuniones por internet, comprueba que haya Wi-Fi. Las frustraciones iniciales con frecuencia surgen cuando una persona necesita uno o más minutos para tener acceso a la línea de conferencia. Procura evitarlas: llega a la sala de conferencias temprano y únete a la reunión. Aunque silencies tu teléfono hasta que otras personas se unan, al menos podrás centrarte en el contenido de tu charla en lugar de preocuparte por entrar.
4. Compartir significa que te importa: Si estás revisando información acompañada de elementos visuales o estadísticas, o si haces referencia a documentos externos, asegúrate de que todos puedan seguirte. Configura un uso compartido de pantalla para poder dirigir la atención de tu audiencia y que todos tengan la misma información. Este paso podría evitar las preguntas del estilo: "Espera, ¿en qué estamos?, o "Un momento, tengo que ir a la página correcta”. Compartir pantalla elimina la necesidad de esas pausas y los momentos de confusión. Pero recuerda: si compartes pantalla, asegúrate de desactivar todos los programas o notificaciones de correo, teléfono o mensajería para evitar anuncios incómodos.
5. Sé directo: Uno de los desafíos de las reuniones online es saber quién va a hablar o quién necesita participar. Según los participantes de la reunión y sus personalidades, las reuniones virtuales pueden variar entre muchas personas hablando a la vez y pausas prolongadas después de que alguien terminó de hablar. Para evitar los embrollos vocales indescifrables o el tiempo de aire vacío, dirige las preguntas específicamente a otros participantes de la reunión. Si las personas trabajan juntas o dependen de otros pasos del proceso para avanzar, no temas preguntarles específicamente si tienen algo para agregar o preguntas adicionales. Al desviar la conversación abiertamente, te asegurarás de maximizar el tiempo de la reunión a la vez que permitirás que se escuchen todas las voces.
6. Beneficios de personalización: Las reuniones en línea, por teléfono o virtuales pueden ser muy aburridas: falta el lenguaje corporal para entender cómo responden las personas o si están haciendo un buen seguimiento. Para remediar la posibilidad de perder la atención de las personas, no dejes de imprimir tu personalidad. Intenta ser tan agradable como serías en persona, o incluso más, según la reunión lo requiera. Una energía elevada atraerá a la audiencia y la mantendrá atenta a los temas en debate. No querrán perder el hilo, especialmente si tienes el hábito de preguntarles directamente a las personas cómo responden a un tema. Cuando todas las personas están involucradas al máximo en la reunión, los temas se abordan rápidamente y abarcas más material en menos tiempo.
No importa el formato de la reunión, no hace falta perderse en la organización virtual. Si estás preparado y captas la atención de tus colegas, las reuniones serán claras y estarán alineadas a tus objetivos.
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